【王炸功能限免啦】一文讲透表格筛选 新入职人士必备技能
2024年03月优秀创作者
困难如山，我有金山。
大家好，欢迎收看本期功能推荐，我是学弟。
今天来聊一聊WPS表格中一个十分经典的功能：筛选。
这需要讲？对，不止要讲，而且要讲透！因为筛选家族的系列功能十分强大。很多小伙伴在日常办公时，其实只开发了一点点的功能。
如果你是一位刚入职的新手小白，或者刚进入了一个新行业、新公司，那么快速上手筛选功能，能够在很大程度上帮助你减轻一项事务性的工作哦。
而且，学弟要在本教程中，为大家讲解一个限时免费、非WPS会员也可以使用的王炸功能哦！
下面我们就开始吧！
首先，如果你从来没有接触过“筛选”功能，建议先点击一下下方WPS学堂中对【筛选】功能的基础教学视频，时长1分26秒。
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今天的源数据表格，学弟改编自某家用电器制造厂商的脱敏数据：包含地点、产品名称、数量、负责人，从数据类型看，有文本和数字，基本可以cover掉大家平时使用的表格属性了。不同行业的伙伴可以作为参考：
一、基础操作：
我们复习一下视频中的基础操作：
选择单元格→点击【数据】选项卡→点击【筛选】功能一个漏斗状的图标）
| 💡 | 下面有一个细节，涉及到“怎样选择单元格”： 小标题行的选择，是选择一整个标题行吗？ |
学弟对比了点选$2:$2（一整行） A2:D2（一个区域） A2（单一单元格）三种点选方式结果，发现：
选择$2:$2一整行，再筛选
选择A2:D2，再筛选
选择A2，再筛选
第三种方法，除了筛选按钮生成的位置不同以外，同时出现了小标题的筛选项，不是精准的筛选结果。而前两种的筛选效果是一样的。
结论：选择小标题行，或者小标题单元格区域来进行选择，不要只点击一个单元格。
（另：想只点一个单元格就实现快捷筛选？这个骚操作，后面有这个功能）
| 💡 | 还有一个问题： 筛选必须按照列来进行吗？对行来进行筛选可以不？ |
我们试着选择A3:A10的列单元格，开启筛选功能，发现，只能生成一个筛选按钮——证明默认按列筛选。
结论：如果想用筛选功能，我们需要将源数据表做成以列为单位的表格。
| 💡 | 还有一个事情要注意： 同一个工作表中，筛选按钮只能同时出现一组，如果想重新开启筛选，我们需要取消原来的筛选，再重新点击筛选。 |
⭐快捷键：筛选/取消筛选的快捷键都是Ctrl+Shift+L。
在筛选界面中，我们可以实时预览到每一个单项的个数和总数占比（蓝色框），并按照名称或计数进行排序（绿色框），然后进行单选或多选、全选或反选、仅筛选此项等多重功能（红色框），还可以代替排序功能，快速进行升序或降序排列（黄色框）。
支持包含筛选，输入“州”，即可把福州、广州、温州的结果都找到。
同样支持空格键多重筛选，输入“州 山”，会弹出提示框：
（备注：第一个选项：且查找；第二个选项：或查找；第三个选项：单单纯纯地筛选包含“州 山”字符串的内容）我们选择第二个选项，即可把包含“州”和“山”的内容都找到。
在“文本筛选”选项中，还可以建立更加定制化的筛选效果（红色框）。
二、颜色筛选
我们经常会把不同的地区涂成不同的单元格颜色（比如对特殊值的标注或者汇总不同下游职员上报的数据等，全国每天都有大量的行政人员在进行这类办公操作）。在颜色筛选选项卡中，可以对单元格的颜色进行单选或多选。例如：
抑或是，将某一种填充颜色或字体颜色的排序提到最前。例如他人将某些特殊进行了填充标记（企业中最常见的标记方式，点选一行，然后涂上默认的那个亮黄色），或者是配合条件格式进行使用。例如：
三、筛选分析
筛选分析我觉得是一个非常便捷的功能，拉近了表格和饼图的距离。
例如，我们可以进行分析，点中任意一列（哪一列都行），点击左下角的“分析”，生成一个默认饼图。
然后我们点击饼图右下角的“编辑”按钮，对筛选分析的图表进行详细设置。例如：
即可看到各地生产的电器总台数。
再例如：
即可看到不同的负责人管理的电器数量的平均值。
很像一种关联饼图的、简易的、灵活快捷的“数据透视表”。
点击饼图右下角的“...”，可以将图表导出到新工作表中（并配有源数据），就可以按照饼图的美化方式进行进一步的编辑；或者导出为图片。极大地降低了工作量。
一般来说，饼图要涉及分类汇总、计算百分比、降序排序，相对来说，比折线图、条/柱形图难画一些。有这种方法可以快速生成一个饼图，岂不美哉！
四、导出功能（限免功能 重磅推荐）
它来了！它来了！它！来！了！
绝对是筛选最王炸的功能！而且对非WPS会员开放限免可用！
其实全国每天的行政人员，不光在汇总下游的数据，还在将上游的汇总表“切碎”、“分配”给一个个下游基层单位。
通常，这类操作，就是：
选择不同的颜色区域→复制→粘贴到新的工作表或者新的文档→保存→发给各个下游。
不同的地点要分开、不同的负责人要分开、不同的产品要分开，还有不同的销售月份要分开……
操作量巨大。
现在有了“导出”功能，于是：
选择导出→导出结果→导出到新工作表或新文件，即可将筛选的广东省的数据进行导出。
一件完成了本应一段一段【选择、复制、粘贴、保存、重命名】的操作。
如果我们不进行筛选，利用第二个“将结果分类导出”，甚至可以将地点分成不同的工作表或不同的文件，瞬间省掉所有的中间操作！
想按照产品名称进行导出？
只需按产品名称选择升序或者降序，然后选择“将结果分类导出”即可。
（因为源数据表是按照A列排序的，此法适用于非A列导出的情况）
当然，我们也可以将两种导出方式配合使用，先进行筛选，然后将筛选的结果（子表格）按某一种类再次进行分类，达到“二次细分”的效果。
| 💡 | 强烈建议大家跟随学弟上传的练习文档操作两遍： 第一遍用传统的方法进行拆分 第二遍用限免的导出方法进行拆分 对比一下用时和操作的难度 ——这就决定了你接手一项新工作，你花费的时间和精力的对比。 这个WPS表格“筛选导出”的限免功能实在太香了！ |
（备注：该功能需要15712以上的WPS版本，可以通过WPS官网和WPS AI官网进行下载。）
WPS官网下载界面
WPS AI官网下载界面
有会员宝宝说，这么强大的功能既然非会员也能用，那么充会员是不是就没有什么优势了？
别急，学弟将在六、七两部分对筛选家族的会员专属功能进行盘点，请大家继续往下看！
五、高级筛选
高级筛选能够实现两个主要功能：且/或筛选 和 删除重复值。
通用的操作方法是：选中源数据单元格→【数据】选项卡→筛选三角号→点击【高级筛选】功能。
（注意：高级筛选要求事先选中所有源数据的单元格。）
①且/或筛选
我们首先要额外建立一个和小标题一致的小型表头，里面录入我们的筛选项。
想做且筛选，就要把筛选项写在一行；想做或筛选，就要把筛选项写在不同的行。
在高级筛选对话框中，列表区域默认为源数据单元格区域，条件区域为刚才我们设置好的“且”或“或”的区域，一定要把小标题行也带上哈~
在“方式”栏中，可以选择覆盖原有源数据区域，也可以选择另选区域做筛选的结果展示。
另，我们可以选用不同的自定义效果，进行多重筛选。
值得注意的是，上下并列的“或”的关系，不会影响到筛选结果的排序，结果都是一样的。如下图所示，筛选结果的排列顺序和源数据的顺序是一致的：
②删除重复值
当不同的下游人员，录入过相同的数据，上游人员在汇总的时候，可以使用高级筛选的功能，进行快速去重。例如：
如上图的箭头所示，同样一份数据，录入了多次。这时，我们开启【高级筛选】功能，在对话框中不指定“条件区域”，而是勾选“选择不重复的记录”，结果为：
相同的数据就只会显示一个了。
此法非常适用于数据源不规范，有重复录入的现象，和【数据】选项卡中重复项中“删除重复项”、以及下文“六、高级模式”中“筛选重复项”实现的效果相同。
下面的六和七，都是WPS会员的独有功能：
六、高级模式
如图，开启“高级模式”。
在导出选项中，新增“导出列表与计数”功能，可以在新的工作表中形成分类汇总的源数据。
（可作为饼图绘制的素材）
在筛选器下方，多出了筛选唯一项/重复项（文本列）或者前十项、高/低于平均值的快捷选项。
七、快捷筛选
这个功能我觉得是WPS会员功能中的一个王炸功能。真正做到了单点一个单元格，就实现快速、智能筛选的效果。
比如，我们要筛选“珠海”的所有行，只需开启筛选模式（注1），再单击任意一个“珠海”单元格，然后点击【数据】选项卡→筛选三角号→点击“快捷筛选”功能。即可实现：
（注1：如果我们不事先开启筛选模式，也可以直接进行快捷筛选，有一个区别是，筛选的结果缺了小标题行，如下图所示。虽然不会影响筛选的结果，但学弟还是建议先选中$2:$2第二行或者选中A2:D2区域，先开启筛选模式）
【快捷筛选】功能还有一种玩法：
我们选中D8:D9周立、李佳单元格，还可以快速进行双选或多选。
（注：此法要求先选中的单元格相邻，使用Ctrl+多重区域选择则不能被识别）
****（分割线）****
哇哦，恭喜你看到了这里，给自己一个掌声吧！！！
| 💡 | 最后是今天练习文档的链接： 【金山文档】 一文讲透表格筛选 https://kdocs.cn/l/cdVWAqeIe5OW 为不影响社区其他用户查看初始文件，我关闭了在线协作的功能。大家可以将文档下载到本地，自由操作练习哦！ |
****祝各位小伙伴学习愉快、新岗位工作顺利！****
如果你觉得今日教程对你有帮助，欢迎在下方为学弟点一颗小红心💖💖💖哦！
同时，你也可以将感悟或者收获在下方留言，或者在评论区留下你的困惑，学弟会挑选有代表性的问题，推出更多的教程跟大家分享哦！
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